一、编制目的
为加强我校档案实体管理，使档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等有关法规，结合我校实际情况，制定本办法。
二、编制原则
本办法以《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，符合学校档案工作的实际，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性。
（一）类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（二）类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则。严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）本办法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、档案类目的划分和标识
（一）一级类目的划分和标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目。一级类目的标识采用类目名称的汉语拼音的第一个字母，例如：党群（dang qun）标识为“DQ”。其名称、标识如下所示：
一级类目名称 标识 一级类目名称 标识
党群 DQ 行政 XZ
教学 JX 科研 KY
产品生产与科技开发 CP 基建 JJ
仪器设备 SB 出版 CB
外事 WS 财会 CK
声像 SX 实物 SW
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目可分别用12、13......99标识，但不用带“0”的数字，如10、20......等。
（三）三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
四、档号的编制规则
（一）档号
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗内的档案不得重号和空号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（三）档号模式
l、按卷归档档案的档号模式
对于按卷归档的档案，其档号采用“年度号－分类号－案卷号”的模式。
年度号：文件形成年度，以四位阿拉伯数字组成年。
分类号：一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，应包括三级类目代号。
案卷号：是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。
2.按件归档档案的档号模式
对于按件归档的档案，其档号的采用“年度号－分类号”的模式。
年度号：文件形成年度，以四位阿拉伯数字组成年。
分类号：一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，应包括三级类目代号。
（四）档案实体的排架
按照档案馆统一规划，分库房、分门类、按年度—类目排列。
五、 实体分类表
DQ 党群类
DQ11. 党务综合
DQ12. 纪检监察
DQ13. 组织
DQ14. 宣传教育
DQ15. 统战
DQ16. 工会
DQ17. 团委
XZ 行政类
XZ11. 行政 综合
XZ12. 人事
XZ13. 审计
XZ14. 武装保卫
XZ15. 后勤
XZ16. 档案图书
JX 教学工作类
JX11. 综合
JX12. 学科与实验室建设
JX13. 招生
JX14. 学籍管理
JX15. 课堂教学与教学实践
JX16. 学位
JX17. 毕业生
JX18. 教材
KY 科学研究类
KY11. 综合
KY12. 科研项目
CP 产品生产及科技开发
CP11. 综合
CP12. 产品项目
JJ 基本建设类
JJ11. 综合
JJ12. 基建工程项目
SB 仪器设备类
SB11. 综合
SB12. 仪器设备资料
CB 出版类
CB11. 综合
CB12. 校报
CB13. 出版物
WS 外事类
WS11. 综合
WS12. 出国(境)
WS13. 来校
WS14. 国际合作与会议材料
WS15. 外国留学生工作
CK 财会类
CK11. 综合
CK12. 会计报表
CK13. 会计账簿
CK14. 会计凭证
CK15. 工资清册
SX 声像类
SX12. 照片
SX13. 光盘
SX14. 录像带
SW 实物类
SW11. 废止印章
SW12. 奖杯奖牌
SW13. 证书
SW14. 其它类
