为进一步加强学校档案管理，确保档案资料的完整性、系统性、安全性和可追溯性，根据学校档案管理规定，现就2024年文件材料立卷归档工作通知如下：

一、归档范围

1、2024年1月1日至12月31日期间，各单位党务、行政、教学、科研、基建、设备、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料。具体归档范围参照《taptap点点安卓下载各单位文件材料归档范围及保管期限表》（2024版）（附件1）。

2、2024年学校在重大活动、重要事件、重要会议中形成的各类材料。具体归档范围参照《taptap点点安卓下载重大活动档案收集范围及归档要求》（附件2）。

二、归档要求

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，督促兼职档案员做好本单位立卷归档工作，确保归档文件材料收集完整、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。

2、文件类的归档材料以“件”为单位归档：（1）校内发文要有红头文件正文（有附件的含附件）、发文处理签、底稿;（2）学校收文要有收文处理单、红头文件（文件正本）、附件;（3）各单位首先按照归档要求进行整理(排序、起钉、直角装订、编页码);其次，在移交材料右上角空白处加盖归档章(学籍档案、干部人事档案类除外)，并用铅笔填写四项栏目信息(年度、件号、机构、页数)。

3、教学(如新生录取花名册、毕业生电子注册表、毕业生花名册等）、科研、基建、出版等非红头文件，以“卷”为单位整理归档，组卷的材料必须编制目录及页码。

4、声像档案:录音、录音带、录音光盘、纸质照片等均应贴上标签，必须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、摄影者。电子照片命名与纸质照片一致。

5、毕业班集体纸质照片及文字说明（taptap点点安卓下载 XX学院 XX届 XX专业 XX班集体合影，师生姓名）过塑成一件，过塑纸质照片和电子照片须一并移交。

6、实物档案：标明实物名称、获得时间和颁发（赠）单位。

7、纸质文件和电子文件双套归档。有电子文件的与纸质文件同时归档，无电子文件的纸质文件归档。归档的纸质材料必须是原件，复印件原则上不归档。

8、各单位档案工作分管领导、兼职档案员有变动的，请及时向档案馆报备，并加入企业微信档案工作交流群。

三、归档时间

1、文件材料归档时间统一安排在4月15日至5月23日，请各单位在指定时间内来档案馆办理移交(附件3)。

2、2025 届本科毕业生学籍表、毕业生学历电子注册名单、双学位学籍表由教务处收集齐全后，于9月份统一向档案馆移交归档。

3、2025届研究生毕业生学籍表、录取花名册由研究生处收集齐全; 2025届卫校毕业生学籍表、录取花名册、毕业生信息表由卫校收集齐全; 2025 届成人教育毕业生学籍表、录取花名册、毕业生学历电子注册名单由继续教育与培训学院收集齐全，都于10月份向档案馆移交归档。

4、2025届留学生毕业生学籍由国际学院收集齐全后，于11月份向档案馆移交归档。

5、2025届毕业班集体照片收集齐全后于6月底之前向档案馆移交归档，未移交进馆的往届毕业班集体照片可一并移交。

6、学校重大活动结束后两个月内，由组织、承办单位向档案馆移交重大活动档案。

7、干部人事档案材料应在形成正式材料后，于一个月内向档案馆移交归档。

四、归档程序

1、档案馆提供归档业务指导。如有需要请联系黄老师、杨老师，联系电话：0796-8100058。

2、各单位兼职档案员来档案馆移交材料前，需打印与移交材料相对应的目录表(文件材料移交目录表、获省级以上奖杯奖牌移交目录表、声像移交目录表)两份，并加盖单位公章，同时将移交目录表电子稿发送至档案馆邮箱:dag@jgsu.edu.cn。移交目录表可在“档案馆网站相关下载专区”中下载。

3、移交档案时，交接双方须当面检查，按文件归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门再次整理，直至验收合格后方可办理移交手续，交接双方签字后档案移交目录表各留一份备查。

附件1:taptap点点安卓下载各单位文件材料归档范围及保管期

限表（2024版）

附件2:taptap点点安卓下载重大活动档案收集范围及归档要求

附件3:各单位移交2024年文件材料时间安排表

          校长办公室 档案馆

2025年3月12日